Format: ghid practic (SPV) + checklist · Publicat: februarie 2026 · Autor: Echipa Permis de Antreprenor · Actualizat: februarie 2026
Declarația 394 (D394) e raportarea care „leagă” facturile tale de facturile partenerilor – iar din această potrivire pornesc multe verificări automate. Dacă o tratezi ca pe un PDF de bifat, o să te lovească în timp: respingeri, diferențe, rectificative și haos la final de lună.
În acest ghid explicăm clar cine depune Declarația 394 în 2026, care e termenul legal, cum o pregătești fără să „rupi” ERP-ul și cum o depui în SPV (PDF + XML), cu o rutină simplă de verificare. (Da: includem și expresia declaratia 394 2026, așa cum e căutată frecvent.)
Dacă vrei varianta scurtă: verifici perioada TVA, cureți partenerii, validezi local, depui PDF+XML în SPV și arhivezi recipisa + status OK.
Promisiunea articolului: după ce-l parcurgi, ai un flux repetabil (date → validare → SPV → recipisă → arhivare) și știi exact ce verifici înainte să apeși „Depune”.
Pentru imaginea completă pe martie (termene pe zile + checklist cu recipisă SPV), vezi: Scadențe fiscale martie 2026 – calendar ANAF pe zile.
Cuprins
- Răspuns direct (60 sec)
- Ce verifică ANAF cu D394 (de ce contează)
- Termen Declarația 394 în 2026 (și excepția pentru ianuarie)
- Cine depune D394 și cine NU depune
- D394 vs D300 vs D390 vs e-Factura (diferențe rapide)
- Ce se declară în D394 (pe scurt, dar corect)
- Pregătirea datelor: checklist înainte de validare
- Depunere în SPV: pași, recipisă, „status”
- Arhivare „audit-proof”: ce salvezi și unde
- Rectificativă: când și cum corectezi (fără haos)
- Top erori de validare + cum le repari rapid
- Checklist lunar de 10 minute (anti-surprize)
- FAQ
- Resurse utile + surse oficiale
- Disclaimer
Răspuns direct (60 sec)
- Termen: D394 se depune până la data de 30 inclusiv a lunii următoare perioadei de raportare (cea din D300). Pentru raportare lunară, ianuarie are termen până la 28/29 februarie.
- Cine depune: persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA (art. 316 Cod fiscal) – pentru operațiuni taxabile în România pe baza facturilor emise/primite în perioada de raportare.
- Format: se depune PDF cu XML atașat, semnat cu certificat digital, prin depunere online (SPV / portal ANAF).
- Regula simplă: în D394 intră facturile emise/primite în perioada de raportare, inclusiv cele cu mențiuni „taxare inversă”/„TVA la încasare”, indiferent de momentul exigibilității TVA.
Contextul imaginii: dacă ai un singur lucru de ținut minte, e acesta – D394 nu e „un fișier”, e un proces. Diferența dintre o depunere liniștită și o lună cu rectificative este rutina: verifici datele înainte, validezi local, depui în SPV și arhivezi dovada completă.
Ce verifică ANAF cu D394 (de ce contează)
D394 e utilă ANAF pentru că permite verificări rapide de consistență: ce ai declarat tu ca vânzare versus ce declară partenerul ca achiziție, pe perioade, cote și tipuri de tranzacții. În practică, cele mai multe probleme apar din:
- parteneri greșiți (CUI/CIF introdus greșit, denumiri necurățate),
- cote TVA mapate greșit în ERP,
- facturi lipsă/dublate în perioada de raportare,
- tratamente speciale (storno, avansuri, taxare inversă, TVA la încasare) încadrate greșit.
Concluzia: dacă vrei liniște, nu „îndrepți” declarația. Îndrepți datele-sursă.
Termen Declarația 394 în 2026 (și excepția pentru ianuarie)
Termenul general de depunere este până în data de 30 inclusiv a lunii următoare perioadei de raportare (lună, trimestru etc.), adică aceeași perioadă declarată pentru decontul de TVA (D300). În plus, dacă perioada ta de raportare este luna calendaristică, pentru luna ianuarie termenul este până la 28/29 februarie (an bisect).
Pentru alinierea perioadei fiscale și a raportării TVA, vezi și: Decont TVA 300 2026 (ghid complet).
Capcana care produce respingeri: perioada din D394 trebuie să „bată” cu perioada de TVA
D394 are reguli de validare care țin cont de tipul de raportare (L/T/S/A). Dacă ai TVA trimestrial și apar situații speciale, verifică înainte să generezi fișierul: multe erori pornesc de la „tip perioadă” completat greșit.
Vezi și ghidul nostru complet: Decont TVA 300 2026.
Cine depune D394 și cine NU depune
Cine depune (regula de bază)
Declarația 394 se completează și se depune de persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România (art. 316 Cod fiscal), pentru livrări/prestări și achiziții taxabile în România pentru care sunt emise/primite facturi în perioada de raportare.
Se depune și dacă n-ai avut operațiuni?
Da: instrucțiunile prevăd depunerea inclusiv dacă în perioada de raportare nu au fost realizate operațiuni de natura celor care fac obiectul declarației (există și căsuță dedicată „nu au fost efectuate operațiuni”).
Cine NU depune (în practică)
- Firme/entități neînregistrate în scopuri de TVA (nu au înregistrare conform art. 316).
- Operațiuni care se raportează prin alte declarații (ex. anumite operațiuni intracomunitare se duc în D390, nu în D394).
D394 vs D300 vs D390 vs e-Factura (diferențe rapide)
| Document | Ce este | Ce greșeală apare des |
|---|---|---|
| D300 | Decont TVA (rezumat TVA de plată/de recuperat) | Perioada TVA nu e aliniată cu raportările informative |
| D394 | Declarație informativă pe facturi/parteneri (consistență) | Facturi lipsă/dublate, cote TVA mapate greșit |
| D390 | Operațiuni intracomunitare (VIES) | Se raportează intracomunitarul „în loc de” D394 (greșit) |
| e-Factura | Transmitere facturi în sistem (cu recipisă) | Se confundă transmiterea cu raportarea fiscală |
Pe zona de consistență și diferențe recurente, ajută și: Notificare conformare RO e-TVA 2026 și e-Factura 2026: termen 5 zile lucrătoare.
Ce se declară în D394 (pe scurt, dar corect)
D394 nu este „un rezumat de TVA”, ci o listare structurată a facturilor și a totalurilor pe parteneri, cote și tipuri de operațiuni. Regula care contează: declari facturile emise/primite în perioada de raportare, indiferent de data exigibilității TVA.
- Facturi emise în perioada de raportare pentru livrări/prestări taxabile în România, inclusiv avansuri.
- Facturi primite în perioada de raportare pentru achiziții de bunuri/servicii cu locul în România.
- Facturi cu mențiuni „taxare inversă” și „TVA la încasare” (dacă se aplică).
- Facturi simplificate / bonuri fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, în logica prevăzută în instrucțiuni.
- Achiziții de la persoane fizice – unde se folosesc borderouri/contracte/alte documente (în situațiile prevăzute).
Cotele TVA care apar în D394 (atenție la validări)
Formularul și structura tehnică includ validări pentru cote. Dacă ai „cotă inventată” sau ai mapări greșite în ERP, fișierul pică la validare – iar corecția reală e în nomenclatoare și produse, nu în „editare de ultim moment”.
Pregătirea datelor: checklist înainte de validare
Înainte să generezi D394, fă următoarele verificări. Te scapă de 80% din rectificative.
- Perioada: confirmă că perioada din D394 = perioada din D300 (L/T/S/A).
- Parteneri: verifică CUI/CIF, denumire și status TVA (erorile de identificare sunt printre cele mai frecvente).
- Cote TVA: verifică maparea pe cote (în special la produse/servicii cu regimuri diferite).
- Facturi emise vs primite: asigură-te că nu dublezi și că nu omiți facturi în perioada de raportare.
- Taxare inversă / TVA la încasare: verifică încadrarea în secțiunile corecte.
- Documente speciale: avansuri, storno, autofacturare, facturi simplificate (tratament corect).
- „Suma de control”: dacă softul tău o calculează, compar-o cu totalurile generate (diferențe mici = semnal de mapare greșită).
Depunere în SPV: pași, recipisă, „status”
D394 se depune în format electronic, ca PDF cu XML atașat, semnat cu certificat digital. Structura XML și validările sunt publicate de ANAF (utile inclusiv dacă îți generezi XML din ERP).
Pas cu pas (varianta simplă)
- Descarci versiunea corectă a declarației (cea aplicabilă operațiunilor raportate) din secțiunea ANAF – D394.
- Completezi / imporți datele în aplicația de asistență (sau generezi din ERP, dacă folosești XML).
- Validezi fișierul local. Dacă pică, corectezi înainte de depunere.
- Depui online cu certificat digital (SPV/portal). Primești recipisă / număr de înregistrare.
- Verifici „statusul” depunerii. Dacă apar erori, corectezi și redepui.
Regulă de disciplină: nu închizi luna până nu ai confirmarea că declarația a trecut de verificările ulterioare (status ok) și ai arhivat dovada completă.
Arhivare „audit-proof”: ce salvezi și unde
În control, diferența o face dovada. Nu „știu că am depus”, ci pot demonstra:
- PDF-ul depus (cu XML atașat) – versiunea exactă.
- Recipisa (confirmarea depunerii).
- Status OK (sau dovada remedierii/ redepunerii).
- Exportul din ERP (sursa datelor) – opțional, dar foarte util.
Model de folder (recomandat)
/Fiscalitate/D394/2026-02/ → D394.pdf · D394.xml · Recipisa.pdf · Status_OK.png · Export_ERP.xlsx
Rectificativă: când și cum corectezi (fără haos)
Dacă după depunere descoperi omisiuni/erori, regula practică este simplă: depui o nouă declarație corect completată cu operațiunile care necesită modificare și/sau cele omise. Declarația nouă înlocuiește declarația informativă depusă inițial.
Ce NU faci (și totuși se face des)
- Nu „cosmetizezi” totaluri ca să treacă validarea – diferența te urmărește la control.
- Nu amâni corecția: dacă ai primit erori în status, rezolvarea e urgentă.
Top erori de validare + cum le repari rapid
Erorile „clasice” din D394 nu sunt fiscale, ci de structură și consistență: perioadă greșită, CUI invalid, cote invalide, câmpuri obligatorii lipsă sau „suma de control” care nu se potrivește.
| Problemă | Cauză tipică | Fix rapid |
|---|---|---|
| Perioadă / tip raportare greșit (L/T/S/A) | Nu corespunde cu D300 sau ai schimbat perioada fiscală | Verifică perioada TVA și regenerează declarația |
| CUI/CIF invalid | Partener introdus greșit sau format neacceptat | Curăță nomenclatorul de parteneri + regenerează |
| Cotă TVA invalidă | Mapare greșită în ERP / produs cu tratament incorect | Corectează maparea cotelor și verifică facturile afectate |
| „Suma de control” nu iese | Totaluri necorelate între secțiuni | Compară totalurile pe secțiuni și identifică factura/partenerul problematic |
| Câmpuri obligatorii lipsă | Date incomplete la companie/reprezentant/declarant | Completează câmpurile obligatorii și revalidează |
Vezi și: bonuri fiscale digitale pe telefon – ghid despre BF-CHAIN, verificarea bonului și cum se reduce spațiul pentru anulări/retururi fictive.
Update legislativ relevant: OUG 8/2026 – relaxare fiscală (bonificație 3%, investiții) – merită legată de disciplina raportărilor (D394/recipise) ca să nu pierzi facilitățile.
Dacă vrei să înțelegi și contextul mai larg în care ANAF citește diferențele de TVA în 2026, vezi și e-tva risc fiscal 2026, unde explicăm ce rămâne din RO e-TVA și cum trebuie privit riscul fiscal după schimbările adoptate de Guvern în martie.
Checklist lunar de 10 minute (anti-surprize)
- Compară numărul de facturi emise/primite din ERP cu ce intră în D394.
- Verifică partenerii noi (CUI, denumire, status TVA).
- Verifică 3 „zone roșii”: storno, avansuri, taxare inversă.
- Validează local înainte de depunere.
- După depunere, salvează: PDF + XML + recipisă + status ok într-un folder standard (lună/an).
FAQ – Declarația 394 în 2026
1) Care este termenul pentru Declarația 394 în 2026?
Până la data de 30 inclusiv a lunii următoare perioadei de raportare (cea din D300). Pentru raportare lunară, ianuarie are termen până la 28/29 februarie.
2) Cine depune D394?
Persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA (art. 316) pentru operațiuni taxabile în România, pe baza facturilor emise/primite în perioada de raportare.
3) Se depune D394 și dacă n-am avut activitate?
Da. Instrucțiunile prevăd depunerea și pentru perioade fără operațiuni (există căsuță „nu au fost efectuate operațiuni”).
4) În D394 intră facturile la data emiterii sau la exigibilitatea TVA?
Regula este facturi emise/primite în perioada de raportare, indiferent de data exigibilității TVA (inclusiv pentru TVA la încasare).
5) Cum corectez o greșeală după depunere?
Depui o nouă declarație corect completată cu operațiunile omise/greșite; aceasta înlocuiește declarația inițială.
6) În ce format se depune D394?
În format electronic: PDF cu XML atașat, semnat cu certificat digital și depus online.
7) Ce fac dacă declarația e „depusă”, dar apare status cu erori?
Corectezi erorile și redepui. Nu închide luna până nu ai confirmare „ok”.
8) D394 înlocuiește D300 sau e-Factura?
Nu. D300 este decont TVA (rezumat), e-Factura este transmiterea facturilor în sistem, iar D394 este declarația informativă de consistență pe facturi/parteneri.
9) Ce documente trebuie să păstrez după depunere?
Minim: PDF-ul depus + XML + recipisă + status OK. Ideal: și exportul din ERP (sursa datelor).
10) Care e cea mai frecventă greșeală în D394?
Mapări greșite în datele-sursă: parteneri (CUI), cote TVA, facturi lipsă/dublate în perioada de raportare.
Legat de importuri: CBAM România 2026: prag 50 t/an, autorizare declarant, emisii încorporate și calendar 2026–2027
Resurse utile + surse oficiale
Resurse interne Permis de Antreprenor
- Decont TVA 300 2026 (ghid complet)
- Notificare conformare RO e-TVA 2026 (ce faci practic)
- Plafon TVA 395.000 lei (când devii plătitor TVA)
- e-Factura 2026: termen 5 zile lucrătoare (obligații)
- Dacă vrei să reduci diferențele și verificările recurente, continuă cu: Notificare conformare RO e-TVA 2026 și e-Factura 2026: termen 5 zile lucrătoare.
Surse oficiale (ANAF / legislație)
- ANAF – D394 (soft, validări, XSD, versiuni)
- OPANAF 77/2022 – instrucțiuni depunere și completare (termen + excepția ianuarie)
- OPANAF 2194/2025 – model actualizat (operațiuni de la 1.08.2025)
Disclaimer
Acest material are scop informativ și educațional. Nu reprezintă consultanță fiscală sau juridică. Pentru decizii și situații particulare, discută cu contabilul/consultantul tău și verifică prevederile aplicabile.
Add comment